а любом предприятии, в любой организации, отделе и бухгалтерии существуют документы, которые впоследствии оформляются в дела и подлежат архивации. Существует определенная номенклатура по оформлению дел, их прошивки, переплету, уничтожению документов кратковременного срока хранения, составления внутренней описи дел, а также подготовка дел для передачи в архив предприятия или госархив.
Для каждого пакета документов есть обязательный перечень типовых действий: 1.Документы в деле должны быть подшиты в определенном порядке (по дате , алфавиту или другому объединяющему признаку). 2.Дело должно быть обязательно прошито и произведен переплет. 3.Должна быть приложена заверяющая запись к делу . 4.Составлена и приложена внутренняя опись документов, которая составляется для документов, срок хранения которых превышает десять лет. Также внутренняя опись очень важна для ценных бумаг, и особенно для документов под грифом "секретно".
Существуют особые правила составления внутренней описи: обязательно указание полное наименование документа, его номер, дату регистрации, заголовки и количество страниц каждого документа. Заканчивается внутренняя опись итоговой записью, в которой указывается прописью и цифрами количество листов внутренней описи и количество описанных документов. Опись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты. В случае изъятия какого-то документа из дела или замены его копией, в отделе примечания во внутренней описи об этом делается соответствующая запись, с указанием документа, на основании которого было произведено данное действие. Если в деле произошло существенные изменения внутренняя опись составляется заново по вышеуказанным правилам. Составление внутренней описи имеет большое значение и существенно помогает при восстановлении поврежденных архивов, а также при составлении электронных архивов.

Дата публикации 13.02.2012